Reorganisatie bij de technische Dienst

U ontvangt een adviesaanvraag over een reorganisatie bij de technische dienst. De afdeling kan een andere naam hebben; onderhoudsdienst, de maintenance afdeling, technical services, garage bedrijf of TD, de problemen zijn hetzelfde. Het rommelt er al een tijdje, maar nu presenteert de directie een alles omvattend plan. De technische dienst wordt omgevormd van een correctieve naar een preventieve organisatie. Niet steeds achter de feiten aanhollen maar storingen voorkomen door op tijd onderhoud te plegen.

Dat klinkt niet slecht want de collega’s bij de TD lopen al jaren te mopperen. “Als we voor onderhoud bij de installatie komen dan is ie in bedrijf en kunnen we niet aan de slag. Als we dan wel aan het werk kunnen dan hebben we niet de goede onderdelen meegekregen, lopen we naar het magazijn om die te halen zijn ze er niet. Een week later kunnen we dan eindelijk aan de slag, maar omdat de documentatie niet bijgehouden is, moeten we het eerst allemaal weer gaan uitzoeken”

U stapt met de adviesaanvraag over de reorganisatie naar de onderhoudsdienst. U denkt dat die wel blij zullen zijn dat er eindelijk wat aan hun problemen gebeurt. Maar wat blijkt op de vensterbank in de werkplaats liggen nog vijf van die plannen. Allemaal halverwege vastgelopen.  Dat is nu exact het probleem met al die adviesaanvragen ; met een 10 voor het idee een 3 voor de uitvoering wordt het niks. Hieronder een aantal redenen waarom het steeds mis gaat.

De faalfactoren

• De mensen worden niet meegenomen. Al die plannen worden uitgedacht voor de TD maar niet met de TD. In die plannen zit vaak de suggestie dat de collega’s bij de technische dienst hun werk niet goed verstaan.
• De besparingen komen eerst, de rest later. Als de plannen zouden slagen dan kan het werk met minder mensen gedaan worden. Dat is zo. Maar als we beginnen met die besparingen en daarna met de rest dan worden die doelen nooit gehaald.
• De randvoorwaarden worden niet ingevuld. Er moet aan een groot aantal randvoorwaarden voldaan worden om tot een preventieve organisatie te komen. De database moet op orde gebracht worden, de tekeningen moeten “as built” zijn, de documentatie op orde en beschikbaar, er moeten onderhoudsplannen gemaakt worden er moet opgeleid worden en niet alleen bij de TD zelf. En dan hebben we het nog niet over het magazijn en de operators, de machinisten en de bestuurders die ook hun bijdrage moeten leveren.
• Dat komt er niet van want het is te druk, er moeten eerst nog 10 projecten gedraaid worden of het geld wordt simpelweg niet beschikbaar gesteld. De kost gaat hier werkelijk voor de baat uit, en de kosten van een dergelijk proces zijn hoog. Vaak is een reorganisatie bij de technische dienst onderdeel van een grotere bezuiniging en wordt er onvoldoende geïnvesteerd. 
• Mensen zijn inmiddels overcompleet of nog erger ontslagen, vacatures niet opgevuld. Extra projecten, niet ingevulde randvoorwaarden en een kleinere bezetting. Dat gaat niet goed. 
• De manager die al die mooie plannen heeft uitgedacht vertrekt vroegtijdig.

Het resultaat.

Het resultaat is dat de reorganisatie verzandt. Dat duurt een paar jaar en dan komt er weer een nieuwe interim-manager die wel even zal vertellen hoe het moet. Het kan ook een adviesbureau zijn die je vertelt dat de Hands On Tool time bij de technische dienst van andere bedrijven veel hoger ligt. Het hele circus begint van voren af aan. Met dat verschil dat de collega’s er bij elke nieuwe ronde nog minder geloof in hebben. 

Wat dan?

Het is simpel. Begin een reorganisatie van de technische dienst bij de technische dienst zelf. Zorg ervoor dat de plannen door de mensen zelf mede ontwikkeld worden. Zorg ervoor dat er voldoende tijd en middelen beschikbaar zijn en maak het af. Begin niet met een besparingsdoelstelling en het overcompleet verklaren van mensen, begin niet met het afbouwen van de ploegen toeslag of de consignatie toeslag en begin niet met assessment en examens die gehaald moeten worden.

De ondernemingsraad.

• Maak zeer harde afspraken over het invullen van de randvoorwaarden met de directie. Uitgangspunt moet zijn: “Zorg eerst maar eens dat het beter loopt gaan we daarna wel eens naar de bezetting kijken”
• Haal de bedreiging weg uit de opleidingen. Opleidingen zijn in technische beroepen noodzakelijk. Mensen zien het echter vaak als een selectiemechanisme of als gebrek aan waardering. Spreek met de directie een opleidingsplan af waarin dat niet optreedt.
• Spreek af dat er voldoende budget voor beschikbaar gesteld wordt.
• Houd de directie aan de afspraken.